SURAT

ANALISA MASALAH
1. Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat
Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.
2.   Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah  bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan.
Penggunaan bahasa, susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota. Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan bahasa yang digunakan.




3.   Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah
Pada dasarnya setiap Dinas Di kota Depok  menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya. Mereka hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana), sebagai pedoman dalam penulisan surat menyurat sehari-hari.
Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua surat-menyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan.
Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud seseorang kepada orang lain. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain, berarti orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan  benar. Tetapi mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam, tidak selamanya kondisi penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik.
Berdasarkan uraian tersebut, maka ada dua syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar yakni meliputi, pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah bahasa Indonesia, dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan.Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf kapital, tata cara pemisahan suku kata, penulisan partikel dan kata depan, serta berbagai aturan lainnya. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan. Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan, penerapan aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota, baik itu penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya.
Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar, maka dapat dikatakan telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa.
Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat menyurat meliputi:
1.   Kesalahan penulisan huruf kapital
Pada praktik pembuatan surat dinas , kesalahan penulisan huruf kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua kesalahan umum yang ditemukan, yaitu pertama, tidak digunakannya huruf kapital, dan kedua, digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak dipergunakan.

2.   Kesalahan penulisan kata depan
Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan  bahwa kata depan di, ke, dan dari, ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya, kecuali pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata, seperti “kepada” dan “daripada”.
Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang termasuk kata depan dan mana yang bukan. Kesalahan penulisan kata depan masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. Pada kegiatan penulisan surat dinas desa, kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat

3.   Kesalahan penulisan atau pemilihan kata
Pada proses pembuatan surat dinas, penulisan atau pemilihan kata yang benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa. Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau huruf yang keliru.
Di sisi lain, banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya. Misalnya, kata “beserta” ditulis “berserta”. Secara umum, kesalahan yang sering dilakukan berkaitan dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah imbuhan, kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu, dan kesalahan pemilihan kata.
Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam penyusunan sebuah kalimat, artinya, kesalahan akibat penulisan atau pemilihan kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan disusun. Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah kalimat.
Ketidak tepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya yang kurang cocok, menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain dalam sebuah satuan yang lebih kompleks, atau karena terjadi kesalahan dalam penulisannya.

4.   Kesalahan penyusunan kalimat
Selain karena faktor kesalahan kata, kesalahan sebuah kalimat juga bisa disebabkan karena persoalan penyusunan. Menurut penyelidikan susunan kata dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk, maupun berupa kalimat ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di belakang yang diterangkan (D).
Atas dasar ketentuan-ketentuan itu, maka apabila terjadi susunan kata dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut, berarti kalimat itu salah. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan tersebut.
Naskah dinas dalam bentuk surat, pada dasarnya menyangkut semua surat menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan. Berbagai jenis surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa, dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis, antara lain surat biasa, surat edaran, surat keterangan, surat pengantar, surat perintah, surat ijin, surat perjanjian, surat undangan, surat panggilan, dan surat kuasa.
Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala desa atau kelurahan, antara lain surat biasa, surat edaran, surat keterangan, surat perintah, surat pengantar, surat undangan, surat panggilan, surat ijin, surat kuasa, dan lain-lain. Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundang-undangan, selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan, hendaknya harus ditandatangani sendiri.

PEMBAHASAN MASALAH
  Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut:
Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu: Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi Pemakaian kertas yang sesuai dengan:
a.    Ukuran: kuarto berukuran 21x29 cm
b.    Jenis.: HVS untuk lembar asli dan kertas tembus untuk tembusan
c.    Warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu: Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya
Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian  kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang  kedaerah-daerahan.
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:
Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.
Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.
Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
Dalam menulis surat harus menggunakan Bahasa efektif.Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:


Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim
Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.
Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.
Sopan
Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:
Kalimat bervariasi
Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus
Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan:
Kalimat bervariasi.
Paragraph induktif.
Contoh Surat Resmi
    SEKOLAH DASAR NEGERI I KEBUMEN
    JALAN PEMUDA NO. 94 KEBUMEN
NO. TELP. (0287) 385591
    No: 04 / SD -01 / 11 / 2010        6  Februari 2010
Lampiran    : 1 (satu)
Perihal    : Undangan

    Yth
Orang tua siswa-sisiwi kelas VI
SDN I Kebumen

    Dengan hormat

        Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut merupakan kunjungan ke laboratorium  IPB. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada
Hari, tanggal    : Sabtu, 21 Februri 2010
Pukul        : 08.00 s.d. 16.30
Tempat    : Laboratorium Pertanian Bogor
              Jalan Darmaga Raya, Bogor

Dengan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami ucapkan terima kasih.

Kebumen, 6 Februari 2010
    Kepala Sekolah
        Ttd
Umi Kulsum, S.Pd.